جرد المخزون في المطاعم ليس مجرد إجراء روتيني يقوم به مسئول المخازن بالمطعم، بل هو عملية استراتيجية تضمن أهم عوامل نجاح المطعم والتي منها: استمرارية العمل بكفاءة فى جميع الأوقات، وتقليل الهالك والهدر، وزيادة الأرباح. 

جرد المخزون للمطاعم بطريقة احترافية من أهم أساسيات إدارة المطاعم والمقاهي خاصة في بيئة شديدة التنافس مثل قطاع الأغذية والمشروبات في السعودية، لأنه لا مجال للعشوائية أو التوقعات الشخصية الغير مبنية على بيانات حقيقية.ويمكنك ضمان عملية جرد مخزون احترافية لمطعمك من خلال: استخدام أدوات جرد حديثة، وتدريب الفريق على تلك الأدوات، والاعتماد على نظام إلكتروني موثوق مثل أنظمة دجتيرا لإدارة مخزون المطاعم.

تعريف جرد المخزون للمطاعم وأهدافه:

جرد المخزون للمطاعم هو عملية دورية ومنتظمة الغرض الأساسي منها هو تتبع وتسجيل كميات المواد والمنتجات الموجودة فعليًا في المخازن والمطبخ. يتضمن ذلك:

• تتبع المواد الخام بكل أنواعها مثل: اللحوم، الأرز،الدواجن ،الخضروات، الفاكهة، البهارات… إلخ.
• تتبع وحصر المنتجات الأخرى مثل: أدوات التغليف، المنظفات، مستلزمات الخدمة
• مراجعة الكميات الفعلية مقابل الكميات المسجلة في النظام أو الدفاتر على حسب طريقة إدارة المخزون التي تعتمدها في مطعمك

أهداف جرد المخزون للمطاعم:

كما أوضحنا سابقًا أن جرد المخزون للمطاعم من أهم أسباب النجاح وذلك لانه يضمن لك:

• ضمان توفر المواد الخام الأساسية فى الأصناف أو منتجات أخرى باستمرار دون انقطاع
• كشف الفاقد والتالف وأسبابهم وايضًا والمخزون الراكد لتحسين استخدام المنتجات وتقليل الهدر.
• تحسين عملية الشراء للمنتجات على حسب طبيعة العمل فى المطعم مما يؤدي إلى تقليل التكاليف بشكل كبير.
• المساعدة فى اتخاذ قرارات مبنية على بيانات واقعية من داخل مخازن مطعمك.

كل هذه الأهداف من دورها ضمان تحقيق أفضل إدارة وتحكم فى جميع العمليات الخاصة بمخزون مطعمك.

خطوات جرد المخزون للمطاعم بشكل عملي وفعال:

جرد المخزون للمطاعم ليس مجرد عملية عد للمنتجات الموجودة بالمخازن وتسجيل الأرقام بالسجلات ولكن يوجد عدة خطوات أساسية لضمان دقة و سلاسة عملية الجرد،وهي خطوات عملية مجربة يُنصح بتطبيقها فى مخازن مطعمك:

1- إنشاء نظام جرد مخزون واضح وثابت:

ابدأ بتحديد ما إذا كنت ستعتمد على الجرد اليدوي أو الإلكتروني. أيًا كان الخيار، يجب أن يكون النظام موحدًا ومعتمدًا من إدارة المطعم. ولكن بالتأكيد يفضل الاعتماد على برامج جرد المخزون الحديثة مثل أنظمة دجتيرا لأنها توفر لوحة تحكم مرنة، وسهولة في الاستخدام لجميع موظفي الجرد وتمكنهم من إنهاء عملية الجرد فى أقل وقت ممكن.

2- تصنيف المخزون بالمطعم بدقة:

يجب تقسيم المخزون إلى فئات واضحة مثل:

المواد القابلة للتلف مثل: اللحوم، الدواجن، الخضراوات والفواكه، المجمدات، الجبن…إلخ.

المواد الجافة التي يمكن استخدامها على المدى الطويل مثل: الأرز، السكر، الملح…إلخ.

مواد التنظيف مثل: الصابون للأواني، الخامات الأخرى المستخدمة فى عملية التنظيف للمطعم.

أدوات التعبئة والتغليف مثل: أكياس الطعام الخاصة بمنتجاتك، الحقائب الخاصة بالطلبات، المعالق والأدوات الأخرى التى توضع مع الطلبات…إلخ.

أدوات تقديم الطعام مثل: الأطباق، المعالق المعدنية، الأكواب الزجاجية…إلخ.

هذا التنظيم والتقسيم للمواد يسهل عملية جرد المخزون للمطاعم بشكل كبير، ويوفر وقتًا وجهدًا كبيرين.

3- ثالث خطوة فى جرد المخزون للمطاعم تحديد وحدات القياس المناسبة:

يجب أن يكون لكل صنف وحدة قياس دقيقة تناسب طبيعته سواء كانت (لتر، كجم، قطعة). يُفضل استخدام وحدات موحدة مع نفس المنتجات لتجنب أي خطأ في الحسابات.

4- تسجيل الكميات من كل منتج والأسعار الخاصة بها:

وفى هذه الخطوة نقوم بخطوات فرعية وهي:

• تسجيل الكمية الفعلية الموجودة لكل صنف.
• أضافة سعر الوحدة وتكلفتها الإجمالية.
• يجب أن تكرر هذه الخطوة فى جرد المخزون للمطاعم شهريًا أو أسبوعيًا بناءً على حركة المخزون وسرعة دورانه.

5- تحديد الحد الأدنى والأقصى لكل منتج:

من أهم معايير ضبط المخزون والتحكم فى وجود الكميات المناسبة من كل منتج فى مخازن المطعم هو تحديد:

• الحد الأدنى لكل منتج: لتجنب نفاده بشكل مفاجئ وخاصة فى ساعات الذروة.
• الحد الأقصى لكل منتج: لتفادي وجود كميات كبيرة من المنتج مما يؤدي إلى تلف المنتجات.

6- تطبيق مبدأ FIFO (الوارد أولاً يُصرف أولاً)

في المطاعم، وخاصة مع المواد القابلة للتلف أو المواد التى لها تاريخ صلاحية، يجب ترتيب المخزون بطريقة تُستخدم فيها المنتجات الأقدم أولًا. هذا يمنع التلف والهدر الناتج عن انتهاء الصلاحية مثلًا.

7- تحديد جدول زمني لجرد مخزون المطاعم:

ينصح خبراء إدارة المطاعم والمقاهي فى دجتيرا بتحديد مواعيد ثابتة لجرد المخزون مثل:

• جرد مخزون يومي: للمواد سريعة الدوران مثل الخضروات والفاكهة.
• جرد مخزون أسبوعي أو شهري: للمواد الأقل تلفًا مثل الحبوب، الأرز، السكر.
• جرد مخزون سنوي: ويكون لكل ما يخص مخازن المطعم فى انتهاء السنة المالية.

وتذكر دائمًا أن الانتظام في جرد المخزون للمطاعم يرفع دقة البيانات ويسهل تتبع التغيرات واكتشاف المشاكل مبكرًا للعمل على حلها.

8- تدريب الفريق المسؤول عن جرد المخزون فى مطعمك:

لضمان عملية جرد مخزون دقيقة لكل ما يمتلكه مطعمك يجب أن تتأكد من:

• اختيار أشخاص دقيقين ومنظمين لعملية الجرد.
• تدريبهم على الأدوات المستخدمة سواء كانت ورقية أو رقمية.
• توعية الفريق بأهمية الدقة في كل خطوة من خطوات الجرد.

9- استخدام برامج إدارة المخزون:

الاعتماد على برامج متطورة مثل نظام دجتيرا لإدارة المطاعم تسهل عليك جميع عمليات المخازن بمطعمك وليس فقط جرد المخزون لأنها توفر مزايا متقدمة مثل:

• تتبع الكميات والمنتجات منخفضة المخزون تلقائيًا وإرسال تنبيهات بقرب نفاذها.
• تنبيهات لانتهاء صلاحية المنتجات.
• إصدار تقارير مالية ومخزنية دقيقة بنقرة واحدة.

إذا قمت بتطبيق الخطوات التسع السابقة فى عملية جرد المخزون لمطعم ستضمن تحكمك الكامل والمستمر لكل ما يخص منتجات وأدوات مطعمك.

ويمكنك معرفة المزيد عن إدارة المخازن والمستودعات للمطاعم.

أهمية جرد المخزون للمطاعم في تقليل الهدر وزيادة الأرباح

ألقينا الضوء سابقًا على أهمية جرد المخزون للمطاعم الآن دعنا نستعرض بالتفصيل كيف يؤثر الجرد المنتظم على أرباح مطعمك مباشرة:

•  خفض التكاليف التشغيلية: وذلك من خلال معرفة المواد الزائدة أو قليلة الاستخدام تمكنك من تقليل الشراء العشوائي، وبالتالي خفض التكاليف بشكل كبير.
•  تحسين التدفق النقدي: حين تعرف الأصناف الأكثر مبيعًا، يمكنك توجيه الميزانية نحو شراء المواد الخام الخاصة بها وتجنب ربط السيولة بمخزون راكد.
• تقليل الهدر والتالف من المنتجات: استخدام المنتجات وفقًا لمبدأ FIFO الذي أوضحناه سابقًا يمنع تلف الأطعمة بسبب انتهاء الصلاحية. كما يساعد الجرد المنتظم على اكتشاف الأخطاء قبل تفاقمها.
•  تعزيز رضا العملاء: وذلك لأن المواد الخام تكون متوفرة دائمًا والجودة ثابتة في الطهي وذلك يمنح عملاءك تجربة مرضية ترفع معدلات تكرار الزيارة للمطعم والولاء له.
• اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل: وذلك بالاعتماد على  تقارير الجرد الدقيقة، تستطيع الإدارة: تعديل قائمة الطعام بناءً على المنتجات المتاحة، اختيار موردين أكثر كفاءة، معرفة نقاط الضعف في سلسلة التوريد.

أشهر تحديات جرد المخزون للمطاعم وكيفية التغلب عليها

1- الأخطاء البشرية في عملية الجرد:

الحل: تدريب الموظفين، واستخدام أدوات مسح الباركود لتقليل الإدخال اليدوي.

2- فقدان البيانات أو عدم توافرها لحظيًا

الحل: الاعتماد على نظام إلكتروني لإدارة المخزون مثل نظام دجتيرا والذي يوفر نسخ احتياطية و تقارير لحظية على السحابة يمكن الوصول لها فى أى وقت.

3-  صعوبة عملية الجرد فى حالة تعدد الفروع:

الحل: الاعتماد على نظام دجتيرا الذي يقدم حلولًا يدعم تعدد الفروع، تُمكنك من مراقبة المخزون من أي مكان، في الوقت الفعلي، وبدقة عالية.

دور حلول دجتيرا المتطورة في تطوير جرد المخزون للمطاعم:

مع زيادة تعقيدات إدارة المطاعم والمقاهي بشكل كبير مؤخرًا ، أصبحت الأنظمة التقليدية غير كافية لمواكبة النمو السريع والطلب المتزايد. وهنا يأتي دور دجتيرا في تقديم حلول ذكية متكاملة لجرد المخزون.

وإليك مجموعة من الخصائص التي جعلت أصحاب المطاعم يختارون نظام دجتيرا؟

• نظام جرد دقيق وسهل الاستخدام: يمكنك إضافة المنتجات، تحديث الكميات، وطباعة تقارير جرد المخزون بكل بساطة.
• تنبيهات ذكية: إرسال إشعارات فورية عند اقتراب انتهاء صلاحية منتج ما أو انخفاض المخزون عن الحد الأدنى المحدد له سابقًا.
• إدارة مركزية لكل الفروع: مهما كان عدد الفروع، يمكنك تتبع الأداء والمخزون من لوحة تحكم موحدة.
• تكامل مع المحاسبة والمشتريات: نظام دجتيرا لا يكتفي بالجرد أو إدارة المخزون فقط، بل يربطه بالمشتريات والتكاليف والمبيعات لضمان التكامل التام بين قسم المخازن فى مطعمك وباقي الأقسام.

ختامًا 

أنت الآن تعرف أن جرد المخزون في المطاعم ليس إجراءً مملًا أو اختياريًا، بل هو عامل حاسم في تحسين ربحية المطعم، تقليل الهالك بشكل كبير، لذلك لا تنتظر لغد و ابدأ اليوم بتطبيق الخطوات التي استعرضناها، ولا تنسَ أن الاستثمار في نظام إدارة ذكي مثل دجتيرا هو أول قرار استراتيجي لتحويل جرد المخزون من عبء إلى ميزة تنافسية فى مطعمك.

إذا كنت تبحث عن أفضل حل للسيطرة الكاملة على مخزون مطعمك احجز الآن عرضًا توضيحيًا مع خبراء دجتيرا، واكتشف كيف يمكن لنظامنا أن يحوّل طريقة إدارة مطعمك بالكامل.