ادارة المخزون والمشتريات هي واحدة من التحديات التي تواجه أي مطعم أو كافيه. سواء كان مطعمك فرع واحد أو سلسلة كبيرة من الفروع، فإن عملية ضمان توفر المكونات الأساسية للمنتجات التى تقدمها دون إهدار، يتطلب نظام فعال لـ ادارة المخزون والمشتريات. هنا يأتي دور نظام دجتيرا ليقدم لك الحل الأمثل.

إذا كنت تبحث عن تحسين عمليات مطعمك وزيادة كفاءة ادارة المخزون والمشتريات فى مطعمك في هذه المقالة، سنتعرف على أفضل المزايا التي يقدمها نظام دجتيرا في ادارة المخزون والمشتريات وكيف يمكن أن يكون النظام أداة قوية لمساعدتك في إدارة مطعمك باحترافية.

ما هو نظام ادارة المخزون والمشتريات؟

نظام ادارة المخزون والمشتريات من دجتيرا هو برنامج يساعد المطاعم والكافيهات على تتبع المخزون المتوفر وإدارة طلبات الشراء والحفاظ على التكامل بينهم بحيث لا يتم طلب منتجات موجودة بالفعل أو الانتظار حتى تنفذ المنتجات من المخزون دون عمل طلب شراء لها. بعبارة أخرى، هو برنامج يتيح لأصحاب المطاعم والكافيهات الحصول على رؤية شاملة للمخزون الحالي وتوقع الاحتياجات المستقبلية من كل منتج. يتضمن ذلك كل شيء من تتبع المكونات والأطعمة إلى الأدوات والمعدات.

لماذا تحتاج مطاعم اليوم إلى نظام ادارة المخزون والمشتريات؟

نظام ادارة المخزون والمشتريات أصبح لا غنى عنها في سوق تنافسي وسريع النمو مثل صناعة المطاعم لأن ي التحكم الفعّال في المخزون يعتبر أحد مفاتيح النجاح فى صناعة المطاعم وتساعد أنظمة ادارة المخزون والمشتريات على تقليل الأخطاء البشرية، وسوء التخطيط، والنقص في إدارة المخزون التى قد تؤدي إلى زيادة التكاليف، سواء بسبب الإفراط في الطلب أو نفاد المواد الضرورية في الأوقات الحرجة أو ما تعرف بساعات الذروة فى المطاعم. إليك بعض المميزات التي تجعل نظام ادارة المخزون والمشتريات  من دجتيرا حلًا لا غنى عنه فى اى مطعم:

• تقليل الهدر: عن طريق تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية للمنتجات وخروج المنتجات من المخازن بالاحدث فى انتهاء تاريخ الصلاحية وهذا يقلل الهدر بشكل كبير وكذلك ايضًا الاستخدام الفعّال للمكونات.
• تحسين عملية طلب المنتجات: يتيح لك نظام ادارة المخزون والمشتريات معرفة الكميات المتاحة ويقلل من خطر نفاد المواد أثناء فترات الذروة عن طريق عمل تنبيه عند وصول المنتجات للحد الادني لها.
• التحكم في التكاليف: يساعد نظام ادارة المخزون والمشتريات في تقليل التكاليف التشغيلية من خلال التحكم في الكميات المطلوبة لإنتاج كل منتج ومعرفة إذا كان هناك زيادة فى هذه التكاليف.
• زيادة الكفاءة: لأن نظام ادارة المخزون والمشتريات من دجتيرا يعمل على أتمتة العديد من العمليات اليدوية مثل عملية الجرد اليومى للمخازن — تسجيل بيانات الموردين – حفظ قوائم الأسعار لكل منتج لاختيار السعر الافضل، مما يوفر الوقت والجهد لفريق العمل.

كيف يمكن أن يساعدك نظام ادارة المخزون والمشتريات من دجتيرا فى مطعمك؟

نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات هو حل شامل يشمل على كثير من العمليات الادارية المعقدة وفى نفس الوقت يتميز بسهولة الاستخدام. الهدف الأساسي من  نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات هو تبسيط كافة عمليات ادارة المخزون والمشتريات في المطاعم والكافيهات، مما يوفر عليك الكثير من الوقت ويقلل من الأخطاء البشرية. إليك بعض الخصائص الرئيسية التي يوفرها نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات للمطاعم:

1. تتبع المخزون بشكل لحظي

من خلال نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يمكنك تتبع المخزون فى مطعمك في الوقت الحقيقي. بمعنى آخر  أنه يمكنك معرفة كمية المواد المتاحة لديك، والكميات التي تم استخدامها، والمواد التي على وشك النفاد. كل هذه المعلومات متاحة لك بنقرة زر، مما يمنحك القدرة على اتخاذ قرارات مدروسة بشأن إعادة الطلب.

2. تقارير تحليلية دقيقة

يوفر نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات تقارير مفصلة عن استخدام المخزون والتكاليف المرتبطة به. هذه التقارير تساعدك على فهم الأنماط الموسمية لزوار مطعمك وايضًا تتبع الأداء المالي لمطعمك وكل هذا يساعدك على اتخاذ القرارات السليمة التي تزيد من أرباح مطعمك. يمكنك أيضًا مراقبة المواد الأكثر استخدامًا وتحديد الأوقات التي تحتاج فيها لزيادة الطلب لهذه المنتجات.

3. سهولة التعامل مع الموردين

إحدى أكبر التحديات التي تواجه أصحاب المطاعم هي التعامل مع الموردين. نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يُسهِّل هذا الجانب من خلال توفير تكامل مباشر مع الموردين لمطعمك من خلال تسجيل بيانتهم – قوائم الاسعار الخاصة بكل مورد و يمكنك ايضًا بسهولة إنشاء أوامر شراء، تتبع الطلبيات، وإدارة المدفوعات، مما يجعلك تتحكم بشكل كامل فيما يخص الموردين و تضمن توفر المواد دائمًا فى مخازن مطعمك.

4. تنبيهات تلقائية عند وصول المنتجات للحد الأدنى لها:

لا داعي للقلق بشأن نفاد المكونات المهمة لأن نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يقوم بإرسال تنبيهات تلقائية عندما يكون مستوى المخزون منخفضًا لمستوى معين أنت تحدده مسبقا ، مما يساعدك على تجنب أي توقف  في العمليات اليومية لمطبخ مطعمك بسبب نفاذ المنتجات. كل ما عليك هو تحديد مستويات إعادة الطلب التي تتناسب مع احتياجات مطعمك، ونظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات سيتكفل بالباقي.

5. سهولة الاستخدام والتدريب

قد يكون تبني نظام جديد أمرًا صعب خاصة على الموظفين والعاملين في المطعم ، لكن مع نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات تم تصميم الواجهة لتكون بسيطة وسهلة الاستخدام حتى لأصحاب المطاعم أو العاملين فيها الذين لا يمتلكون خلفية تقنية كبيرة. بالإضافة إلى ذلك، يتم توفير تدريبات متكاملة لفريق العمل لضمان تحقيق أقصى استفادة من النظام من خلال فريق دعم فني يعمل على مدار الساعة لتوفير الدعم الذي يحتاجه عملائنا.

6. التكامل مع نظام نقاط البيع POS : يضمن لك نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات تكامل تام بينه وبين نظام الكاشير أو نظام نقاط البيع فى مطعمك بحيث تتأثر الكميات الموجودة فى المخزن بكل عملية شراء تتم فى مطعمك ويتم خصم الكميات تلقائيًا.
7. التكامل مع نظام الحسابات فى مطعمك: يضمن لك نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات تكامل تام بين ادارة المشتريات والمخزون فى مطعمك وبين إدارة الحسابات بحيث يتم تسجيل جميع العمليات التي تتم يوميا فى مخازن مطعمك فى سجل الحسابات الخاص بك وكذلك معالجتها محاسبيًا مع انشاء جميع القيود المحاسبية الخاصة بعمليات الشراء والتخزين.

فوائد استخدام نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات فى مطعمك:

تحسين الكفاءة: نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يعمل على تقليل الوقت المستغرق في إدارة المخزون يدويًا وخاصة عملية الجرد اليومى لكل منتجات المطعم، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مهام أخرى أكثر أهمية مثل تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.

تحكم أفضل في التكاليف: نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يتيح لك مراقبة المصروفات المتعلقة بالمشتريات والمخزون، مما يُمكنك من تحسين عملية التوريد والتخطيط بشكل أفضل لتقليل التكاليف.

توفير تجربة عملاء أفضل: مع وجود نظام فعال لإدارة المخزون مثل نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات، لن تواجه مشكلات نقص المواد أو التأخير في إعداد الطلبات، مما سيعزز تجربة العملاء ويزيد من رضاهم.

ادارة المخزون والمشتريات بشكل فعّال هي عنصر أساسي في نجاح أي مطعم أو كافيه و باستخدام نظام دجتيرا لادارة المخزون والمشتريات يمكنك الحصول على رؤية شاملة لمخزونك وتحسين عمليات الشراء، مما يساعدك على تقديم تجربة أفضل لعملائك وتقليل التكاليف التشغيلية. لا تدع إدارة المخزون تكون عبئًا على مطعمك – اختر دجتيرا ودع التكنولوجيا المتطورة تساعدك في تحسين كل جانب من جوانب عملك.

أهم الأسئلة الشائعة حول ادارة المخزون والمشتريات:

ما هي إدارة المشتريات والمخازن؟

ادارة المشتريات والمخازن هى الادارة المسئولة عن كل ما يخص شراء الأصناف بأفضل الأسعار وتوفير سلاسل توريد فعالة للمطعم وكذك تخزين وخروج الأصناف بشكل احترافي لضمان تحسين جودة الخدمة وكذلك تقليل الهدر والهالك فى موارد المطعم.

ما هي مهام مدير المشتريات والمخازن؟

فى عالم المطاعم لا تقتصر فقط مهام مدير المشتريات والمخازن على شراء المنتجات المطلوبة ولكنه مسئول عن:

• اختيار أفضل الموردين بأفضل الأسعار مقابل الجودة المطلوبة.
• إصدار أوامر الشراء للمنتجات اللازمة وضمان توافرها فى الوقت المطلوب لتجنب حدوص أى تأخير.
• جرد وتحديد المخزون الحالي للمطعم والتخطيط لعمليات الشراء المستقبلية.
• اعتماد أوامر دخول وخروج المنتجات من المخازن للتحكم ومنع التلاعب بها.

ما هي مهام إدارة المخزون؟

فى بعض الأحيان وخاصة فى المطاعم الكبيرة تكون إدارة المخزون منفصلة عن إدارة المشتريات وليس الأثنين فى إدارة واحدة وفى هذه الحالة يكون من مهام إدارة المخزون:

• استلام المنتجات وتوثيق دخولها إلي مخازن المطعم.
• تتبع حركات المنتجات بين مخازن المطعم الفرعية.
• إدارة إذون خروج المنتجات وتوزيعها على فروع المطعم.
• التأكد من تتبع تاريخ الصلاحية للأصناف لمنع الهدر.
• عمل الجرد الدورى والمستمر وخاصة فى إفقال السنة المالية.

ما هي أفضل برامج إدارة المشتريات والمخازن؟

يعتبر دجتيرا واحد من أفضل برامج إدارة المشتريات والمخازن فى المملكة وخاصة فى قطاع المطاعم والمقاهي وذلك لأنه يشمل على جميع الخصائص التى تسهل على العاملين فى هذه الإدارة أعمالهم اليومية بداية من إدارة الموردين وقوائم الأسعار الخاصة بكل مورد مرورًا بأوامر الشراء والتخزين وصولًا لعملية خروج المنتجات من المخازن كل هذا مع ضمان التكامل التام بين ادارة المخزون والمشتريات مع ادارة المبيعات.

إذا كان لديك أسئلة أخرى يمكنك تركها فى التعليقات وسوف يقوم خبراء دجتيرا لتطبيقات تشغيل وادارة المطاعم والمقاهي بالرد عليها فى الحال.

مع تحيات فريق عمل دجتيرا طريقك للتحول الرقمي لمطعمك.