في هذا التوقيت من كل عام يكون الوضع واحد في أغلب الشركات والمؤسسات؛ لأنه الموعد المتعارف عليه لإقفال السنة المالية وهو تحدي كبير للمحاسبين فعليهم القيام بتجميع وتدوين جميع الفواتير وتصحيح أي خطأ بها وكذلك أيضا المصروفات والإيرادات وإعداد القوائم المالية والكثير من التقارير لاستخدامها في:

1. احتساب الضرائب
2. احتساب الخسائر والأرباح
3. بيان التدفقات النقدية للشركة
4. معرفة الوضع المالي للشركة في نهاية العام ومقارنته بما سبق
5. اتخاذ القرارات المالية للسنة الجديدة

فإذا كنت تعمل في مجال المحاسبة فإليك بعض النصائح لمساعدتك على إتمام عملية إقفال السنة المالية بسهولة:

أولا: إعداد جدول الإقفال

وهو جدول زمني يحتوي على تاريخ العمليات الأساسية لإقفال السنة المالية مثل تحديد آخر موعد لتجميع الفواتير والإيصالات – موعد إعدادا التقارير – تاريخ الإقفال المالي، وسيساعدك هذا الجدول على تنظيم عملية إقفال السنة المالية في الميعاد المحدد.

ثانيا: تجميع وتدوين جميع الفواتير والإيصالات، وكل ما يخص معاملاتك المالية بدفتر الحسابات

تعتبر هذه الخطوة هي الأهم والأدق في عملية إقفال السنة المالية؛ لأنها تستلزم الكثير من الوقت والدقة في إدخال الفواتير والإيصالات والتأكد من خلوها من الأخطاء البشرية وكذلك أيضا الكشوفات البنكية لجميع حسابات الشركة. ولكن إذا كنت تمتلك نظاماً محاسبياً لن تجد أي صعوبة في الحصول على كل هذا؛ لأنه مسجل بالفعل على النظام، ويمكنك استخراجه وتجميعه بسهولة ولأنه تم مراجعته أكثر من مرة، فلن يكون هناك أخطاء بشرية.

ثالثا: مراجعة حسابات الأصول وتقارير الجرد المخزني 

في هذه المرحلة من عملية إقفال السنة المالية، يأتي دور مراجعة حسابات الأصول وتقارير الجرد المخزني. تعتبر هذه الخطوة أساسية للتأكيد من دقة البيانات المالية وضمان استمرار توازن الأصول في نهاية السنة المالية.

تشمل هذه المراجعة استعراض الحسابات المتعلقة بالأصول الثابتة والتأكد من تسجيلها بشكل صحيح وفقاً للمعايير المحاسبية. يشمل ذلك التحقق من قيمة الأصول، ومعدل الإهلاك الخاص بها.

أما بالنسبة لتقارير الجرد المخزني، يجب فحصها بدقة للتأكد من تطابقها مع الكميات الفعلية في المستودعات والمخازن، وسيساعدك هذا في تجنب المشاكل المحتملة لوجود اختلافات أو نقص في الجرد.

رابعا: إقفال الحسابات المدينة والدائنة

في هذه المرحلة من عملية إقفال السنة المالية، قم بمقارنة جميع المصروفات والإيرادات لديك والتأكد من المبالغ الفعلية لكل عملية مطابقة لما هو مسجل لديك ولإتمام هذه التسوية قم بدفع جميع المستحقات على الشركة في نهاية العام من فواتير الخدمات – المرتبات – الحوافز – مكافأة نهاية العام وغيرها وقم بتسجيلها في السجلات لديك.

خامسا: تحصيل جميع الديون الخارجية للشركة

إذا كانت الشركة تمتلك أي ديون خارجية فاعمل على تحصيلها على الفور وسجلها في حساب العملاء، وذلك لإتمام عملية إقفال السنة المالية بشكل صحيح وهناك أكثر من نوع من الديون:

ديون تم تحصيلها وهي الديون التي تم تجميع المبالغ المالية لها وتسجيلها في الحسابات.

ديون مشكوك في تحصيلها هي الديون التي من الصعب تحصيلها، ويتم تحميل هذه الديون لفترة مالية قادمة.

الديون المعدومة وهي ديون استحالت عملية تحصيلها، وتسجل في هذه الحالة كمصروفات للشركة.

سادسا: تسجيل المصروفات مسبقة الدفع

في هذه المرحلة من عملية إقفال السنة المالية تحدد المصروفات مسبقة الدفع التي تمتد إلى السنة القادمة لاستخدامها في الميزانية الخاصة بالسنة الجديدة مثال إذا كنت تدفع الإيجارات بشكل سنوي ومتبقي عدة أشهر على استحقاق الإيجار الجديد فقيمة الإيجار للشهور المتبقة سوف ترحل للسنة الجديدة.

سابعا: إعداد التقارير والاستعداد للفحص الضريبي

بعد تسجيل جميع قيود الإقفال للسنة المالية الحالية وتسجيل جميع المعاملات المالية التي تمت خلال السنة والتأكد من صحة جميع الأرقام المسجلة ومطابقتها بالواقع الفعلي للشركة، فأنت أصبحت جاهزاً للفحص الضريبي في أي وقت وكذلك أيضا عليك إعداد التقارير اللازمة للإدارة للاطلاع على الوضع المالي للشركة ومساعدتهم على اتخاذ قرارات إدارية ومالية لزيادة الأرباح في السنة الجديدة بناء على أسس صحيح وأرقام فعلية.

بعد الانتهاء من عملية إقفال السنة المالية الحالية من خلال تنفيذ جميع الخطوات السابقة، ستكون لديك صورة شاملة لجميع الأموال التي تخص جميع مصروفات وإيرادات الشركة مما سيفتح أمامك مجالاً واسعاً لتقييم أداء الشركة. يمكنك تحديد الأهداف الجديدة للعام القادم استنادًا إلى التقارير النهائية التي توصلت إليها.

وإذا كنت تريد إنهاء هذه الخطوات بسهولة، وفي اسرع وقت كل ما عليك هو أن تحصل على النظام المحاسبي الأفضل من دجتيرا.

مع تحيات فريق عمل دجتيرا طريقك للتحول الرقمي وتطبيق رؤية المملكة 2030.