في هذا التوقيت من كل عام يكون الوضع واحد في أغلب المطاعم؛ لأنه الموعد المتعارف عليه لـ تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم وهو تحدي كبير لجميع العاملين فى المطعم وخاصة المحاسبين فعليهم القيام بتجميع وتدوين جميع الفواتير على مدار العام وتصحيح أي خطأ بها وكذلك أيضا تسجيل المصروفات والإيرادات للمطعم وإعداد القوائم المالية للعام الجديد واستخراج الكثير من التقارير لاستخدامها في:
- احتساب الضرائب المستحقة على المطعم
- احتساب الخسائر والأرباح للعام الماضى
- بيان التدفقات النقدية للمطعم
- معرفة الوضع المالي للمطعم في نهاية العام ومقارنته بما سبق
- اتخاذ القرارات المالية للسنة الجديدة
لذلك يعتبر تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم من العمليات المرهقة للمحاسبين فى اخر كل عام.
خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم :
أولا إعداد جدول الإقفال :
وهو جدول زمني يحتوي على تاريخ العمليات الأساسية لـ تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم مثل تحديد آخر موعد لتجميع الفواتير والإيصالات – موعد إعداد التقارير – تاريخ الإقفال المالي، وسيساعدك هذا الجدول على تنظيم عملية إقفال السنة المالية وإرسال الضرائب إلى الجهات المختصة في الميعاد المحدد.
ثانى خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي تجميع وتدوين جميع الفواتير والإيصالات، وكل ما يخص معاملات المطعم المالية بدفاتر الحسابات:
تعتبر هذه الخطوة من تقفيل السنة المالية للمطاعم هي الأهم والأدق؛ لأنها تستلزم الكثير من الوقت والدقة في إدخال الفواتير والإيصالات والتأكد من خلوها من الأخطاء البشرية وكذلك أيضا الكشوفات البنكية لجميع حسابات المطعم. ولكن إذا كنت تمتلك نظاماً محاسبياً ومعتمد من هيئة الزكاة والدخل مثل دجتيرا لن تجد أي صعوبة في الحصول على كل هذا الفواتير والايصالات؛ لأنه مسجلة بالفعل على النظام، ويمكنك استخراجه وتجميعه بسهولة ولأنه تم مراجعته أكثر من مرة، فلن يكون هناك أخطاء بشرية.
ثالث خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي مراجعة حسابات الأصول وتقارير الجرد المخزني:
في هذه المرحلة من عملية تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم، يأتي دور مراجعة حسابات الأصول و تقارير الجرد المخزني لجميع مخازن المطعم. تعتبر هذه الخطوة أساسية للتأكد من دقة البيانات المالية وضمان استمرار توازن الأصول التي يمتلكها المطعمك في نهاية السنة المالية.
تشمل هذه الخطوة من تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم المراجعة استعراض الحسابات المتعلقة بالأصول الثابتة والتأكد من تسجيلها بشكل صحيح وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها. يشمل ذلك التحقق من قيمة الأصول، معدل الإهلاك الخاص بكل أصل.
أما بالنسبة لتقارير الجرد المخزني، يجب فحصها بدقة للتأكد من تطابقها مع الكميات الفعلية في المستودعات والمخازن للمطعم، و سيساعدك هذا في تجنب المشاكل المحتملة لوجود اختلافات أو نقص في الجرد.
رابع خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي إقفال الحسابات المدينة والدائنة:
في هذه المرحلة من عملية تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم، قم بمقارنة جميع المصروفات والإيرادات لديك والتأكد من المبالغ الفعلية لكل عملية مطابقة لما هو مسجل لديك ولإتمام هذه التسوية قم بدفع جميع المستحقات على المطعم في نهاية العام من فواتير الخدمات – المرتبات – الحوافز – مكافأة نهاية العام وغيرها وقم بتسجيلها في السجلات لديك.
خامس خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي تحصيل جميع الديون الخارجية للمطعم:
إذا كان المطعم يمتلك أي ديون خارجية فاعمل على تحصيلها على الفور وسجلها في حساب العملاء، وذلك لإتمام عملية تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم بشكل صحيح وهناك أكثر من نوع من الديون:
- ديون تم تحصيلها: وهي الديون التي تم تجميع المبالغ المالية لها وتسجيلها في الحسابات.
- ديون مشكوك في تحصيلها: هي الديون التي من الصعب تحصيلها، ويتم تحميل هذه الديون لفترة مالية قادمة.
- الديون المعدومة: وهي ديون استحالت عملية تحصيلها، وتسجل في هذه الحالة كمصروفات للمطعم.
سادس خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي تسجيل المصروفات مسبقة الدفع:
في هذه المرحلة من عملية تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم تحدد المصروفات مسبقة الدفع فى المطعم والتي تمتد إلى السنة القادمة لاستخدامها في الميزانية الخاصة بالسنة الجديدة مثال إذا كنت تدفع الإيجارات بشكل سنوي ومتبقي عدة أشهر على استحقاق الايجار الجديد فقيمة الإيجار للشهور المتبقية سوف ترحل للسنة الجديدة.
سابع خطوة من خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم هي إعداد التقارير والاستعداد للفحص الضريبي:
بعد تسجيل جميع قيود الإقفال للسنة المالية الحالية وتسجيل جميع المعاملات المالية التي تمت خلال السنة والتأكد من صحة جميع الأرقام المسجلة ومطابقتها بالواقع الفعلي للمطعم، فأنت أصبحت جاهزاً للفحص الضريبي في أي وقت وكذلك أيضا عليك إعداد التقارير اللازمة للإدارة للاطلاع على الوضع المالي للشركة ومساعدتهم على اتخاذ قرارات إدارية ومالية لزيادة الأرباح في السنة الجديدة بناء على أسس صحيح وأرقام فعلية.
بعد الانتهاء من عملية تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم من خلال تنفيذ جميع الخطوات السابقة، ستكون لديك صورة شاملة لجميع الأموال التي تخص جميع مصروفات وإيرادات المطعم مما سيفتح أمامك مجالاً واسعاً لتقييم أداء المطعم. يمكنك تحديد الأهداف الجديدة للعام القادم استنادًا إلى التقارير النهائية التي توصلت إليها. ولكن لا تنسَ التأكد من وضعك فيما يتعلق بمنظومة الفوترة الإلكترونية. إذا كنت من الملزمين بالانضمام إليها، فمن الضروري الإسراع في إتمام جميع إجراءات الانضمام والالتزام بتطبيق كافة الشروط والمتطلبات المحددة.
وإذا كنت تريد إنهاء جميع خطوات تقفيل حسابات السنة المالية للمطاعم بسهولة، وفي اسرع وقت كل ما عليك هو أن تحصل على النظام المحاسبي الأفضل من دجتيرا لإدارة المطاعم والمقاهي بالمملكة والمعتمد من هيئة الزكاة والدخل للانضمام لمنظومة الفوترة الإلكترونية.
مع تحيات فريق عمل دجتيرا طريقك للتحول الرقمي وتطبيق رؤية المملكة 2030
