طريقة إنشاء فاتورة مبيعات

لإنشاء فاتورة مبيعات على نظام موازنة اختر تبويب الفوترة > فواتير العملاء > إنشاء

 

 

أنت الآن في نموذج إنشاء الفاتورة، وهو يبدو مقسمًا إلى ثلاثة أقسام: بيانات الفاتورة الأساسية، بنود الفاتورة، معلومات أخرى.

 

وعليه نبدأ في تعبئة البيانات الأساسية، فنختار العميل من القائمة المنسدلة. ثم نحدد شروط السداد والتواريخ -إن وجدت. انظر كيفية إضافة عميل جديد

في حالة عدم تحديد التواريخ فإن تاريخ الفاتورة سيأخذ تاريخ اعتمادك لها وتاريخ استحقاقها سيحسب بناءً على شروط السداد

 

يمكنك كذلك تغيير البائع؛ حيث يقترح النظام اسم منشئ الفاتورة تلقائيًا.

 

 

خيار المبيعات النقدية

 

نختار خيار المبيعات النقدية إذا كانت العملية المفوترة قد تمت بالفعل (سدد العميل المبلغ المستحق واستلم البضاعة) وسيظهر لنا بعد اختيار هذا الخيار طريقة الدفع فنحدد طريقة الدفع لعملية البيع هذه.

 

إن اختيار المبيعات النقدية يجعل حالة الفاتورة مدفوعة بمجرد اعتمادها. للاستزادة انظر حالات فاتورة المبيعات بالأسفل.

 

 

إضافة بنود الفاتورة

 

إضافة كل بند للفاتورة يتم عن طريق النقر على جملة إضافة عنصر ثم تحديد المنتج المراد إضافته للفاتورة.

 

 

بند الفاتورة يحوي بيانات المنتج، ستأتي بيانات منتجاتك كاملة كما أضفتها إلى النظام من قبل؛ لكن إن أردت تعديل وصف المنتج، كميته، أو وحدة قياسه على الفاتورة ليناسب متطلب عميلك فإن هذا ممكن، وذلك بالضغط على الجزئية التي تريد تحريرها.

 

كما يمكنك أيضًا تعديل سعر الوحدة ونسبة الخصم والضرائب. ومع كل عملية إضافة وتعديل على بنود الفاتورة سترى انعكاس السعر على مجموع كل بند وأيضًا على إجمالي الفاتورة والضريبة.

تستطيع كذلك كتابة الشروط والأحكام أو الملاحظات، وسيكون ما كتبت موجود على الفاتورة.

إذا كنت فعلت الحسابات التحليلية لاستخدامها، سيظهر لك عمود الحساب التحليلي، وتستطيع إضافة الحساب التحليلي ذي العلاقة، وسينتقل الحساب التحليلي المحدد للقيد الناتج من الفاتورة.

 

 

إضافة المعلومات الأخرى

 

هنا بإمكانك إضافة الوصف/الرقم المرجعي. باقي خيارات هذا القسم تلقائية ولا يستطيع تعديلها إلا المحاسب.

 

بعد أن تنتهي من تعبئة نموذج الفاتورة تستطيع حفظها فتكون حالة هذه الفاتورة مسودة أو حين اعتمادها بالضغط على أيقونة اعتماد تكون حالة الفاتورة بانتظار الدفع، وبعد تسجيل سداد الفاتورة كاملة ستصبح حالة الفاتورة مدفوعة.

 

 

حالات فاتورة المبيعات

 

في الشريط الظاهر بأعلى الفاتورة قد ترى ثلاث أو أربع خانات ذات أسهم إلى اليسار، هذه هي حالات الفاتورة (مسودة، بانتظار الدفع، مدفوعة، ملغية)

مسودة: فاتورة أولية قابلة للتعديل وغير معتمدة.

 

بانتظار الدفع: فاتورة معتمدة تنتظر السداد، ومسجل لها قيد استحقاق، وتُرى في أعمار الديون.

 

مدفوعة: فاتورة تمت مساواتها وسجل لها قيد سداد .

 

ملغية: فاتورة مبطلة لا تنعكس على الحسابات.

 

طريقة التعديل على فاتورة المبيعات

التعديل على أغلب بيانات الفاتورة لا يسمح إلا في حالة المسودة فقط؛ فإن أردت تعديل فاتورة في حالة بانتظار الدفع فينبغي عليك إرجاعها إلى حالة مسودة بالضغط على إلغاء الفاتورة لتصبح حالتها ملغية

ثم تضغط على زر إعادة إلى وضع المسودة، بعدها اضغط على تحرير ثم أجري تعديلاتك

 

 

إذا كانت حالة الفاتورة مدفوعة فيمكنك إرجاعها إلى مسودة بإلغاء تسويتها لتصبح بانتظار الدفع. انظر إلغاء تسوية فاتورة بالأسفل.

 

 

 

حذف الفاتورة

 

إذا دعا أمر وأردت حذف فاتورة فتستطيع حذف الفاتورة في حالة المسودة فقط؛ فإن كنت اعتمدتها وأخذت رقم وصارت بانتظار الدفع أو مدفوعة فلا تستطيع حذفها، لكن تستطيع تعديلها أو إلغاءها. لحذف مسودة فاتورة اضعط على الإجراء > حذف

 

 

 

إلغاء تسوية فاتورة

 

إذا ساويت مبلغ مدفوع على فاتورة بالخطأ أو أردت إلغاء تسوية فاتورة لأي سبب آخر؛ فعليك بالنزول إلى خانة إجمالي الفاتورة وستجد علامة زرقاء بجانبها تاريخ السداد، اضغط على العلامة الزرقاء المصاحبة للسداد الذي تريد إلغاء تسويته ثم اضغط بلا تسوية.

إرسال فاتورة بيع بالبريد الإلكتروني

بعد إنشاءك لفاتورة العميل واعتمادها تستطيع إرسالها إليه بالضغط على إرسال بالبريد الإلكتروني. حيث سيظهر لك قالب رسالة تلقائي تستطيع تعديله ليناسبك ثم تحفظه بالنقر على حفظ كقالب جديد لتستخدمه في المرات القادمة

 

تستطيع إرفاق ملف أو صورة بالضغط على إرفاق ملف

 

إذا جهزت الرسالة، اضغط على إرسال

تسجيل سداد فاتورة المبيعات

لتسجيل سداد فاتورة عليك بالدخول عليها ثم من أعلى الفاتورة اضغط على تسجيل السداد، سيقترح النظام تلقائيًا سداد كامل المبلغ المستحق

تحقق من البيانات (تاريخ السداد، دفتر يومية السداد) ثم اضغط على اعتماد ليتم سداد كامل الفاتورة وتصبح حالتها مدفوعة. إذا كان السداد جزئي ستظل حالة الفاتورة كما كانت بانتظار الدفع

 

 

 

السداد بالتسوية

 

في حالة وجود سداد من نفس العميل سيقترح النظام إضافة الأرصدة المعلقة إلى الفاتورة، وتستطيع ببساطة إضافة هذا الرصيد المعلق كسداد للفاتورة

 

طباعة فاتورة المبيعات

 

لطباعة فاتورة بأية حالة اضغط على القائمة المنسدلة طباعة ثم اختر بتفاصيل الدفع أو من غير تفاصيل الدفع، وإذا كانت الفاتورة في إحدى الحالتين بانتظار الدفع أو مدفوعة فسيظهر على أعلى الفاتورة زر طباعة الفاتورة ومنه ستطبع فواتيرك بكل سهولة.

ستطبع الفاتورة بصيغة (بي دي اف) وفقًا للغة العميل المحددة مسبقًا. لمزيد من المعلومات، راجع كيفية إنشاء عميل جديد.

لكي تكون فواتيرك ذات تنسيق مناسب ومعلومات كاملة؛ عليك بإدخل جميع معلومات منشأتك من الإعدادات > معلومات المنشأة، لمعلومات إضافية راجع كيفية إضافة معلومات المنشأة .

 

تستطيع كتابة وصف لمنتج مخصص للفاتورة أثناء إنشائها أو في وضع مسودة، وذلك بالضغط على مربع الوصف من بند المنتج. كما يمكنك كتابة الشروط والأحكام والملاحظات الأخرى أسفل بنود الفاتورة لتظهر على الفاتورة المطبوعة. وفي حالة وجود رقم أو وصف خاص للفاتورة تستطيع إضافته في خانة الرقم المرجعي في قسم معلومات أخرى من الفاتورة. للمزيد من المعلومات انظر طريقة إنشاء فاتورة المبيعات. وسترى الرقم المرجعي تحت تاريخ الاستحقاق من الفاتورة المطبوعة.

طباعة سند قبض لفاتورة المبيعات

إذا كانت أحد فواتير المبيعات مسددة جزئيًا أو مدفوعة بالكامل وأردت طباعة سند القبض للمبلغ المسدد؛ فعليك بالدخول إلى الفاتورة ثم في أسفل بنود الفاتورة ستجد علامة زرقاء بجانبها المبلغ المسدد وتاريخه، اضغط على العلامة الزرقاء ثم اضغط على فتح (بانتظار الدفع)

ستأتيك بينات السداد وستجد في الأعلى قائمة طباعة منسدلة تستطيع منها طباعة إيصال الدفع (سند القبض) طباعة > إيصال الدفع


إنشاء إشعار دائن على فاتورة مبيعات

إذا أعاد عميل بضاعة تستطيع إنشاء إشعار الدائن من فاتورة البضاعة المستردة، بالدخول على الفاتورة والضغط على إضافة إشعار دائن

سيأتيك خياران لطريقة الإرجاع:

 

 

بعد تحديد طريقة الإرجاع أكتب السبب وحرر التاريخ إن أردت، ثم أضغط على إضافة إشعار دائن


 

استنساخ فاتورة المبيعات

في حالة أردت تكرار فاتورة لتكرر بنودها أو لأي سبب آخر، فعليك بالدخول إلى الفاتورة ثم اضغط على الإجراء ثم استنساخ. سيتم إنشاء نسخة طبق الأصل من الفاتورة وحالتها مسودة، بحيث تستطيع حذف الفاتورة أو تعديل بياناتها إن أردت.