ما هو مستوى مخزون الأمان؟

كما يتبين لك من المصطلح، مخزون الأمان أو المخزون الاحتياطي هو المخزون الإضافي تحتاط به الشركة والذي تستخدمه في حالة الظروف غير المتوقعة التي تعطل سلسلة التوريد. مستوى مخزون الأمان هو معادلة يستخدمها تجار التجزئة لتحديد كمية المخزون الإضافي اللازم إضافته على المخزون المعتاد وذلك لفترة معينة لضمان عدم نفاذ المخزون في الأوقات الطارئة، في حين أن النهج الأكثر وضوحًا وسهولة هو تخزين المزيد من المنتجات بشكل عام، لكن الأكثر صعوبة وتعقيداً هو تحديد مخزون الأمان وضمان عدم الإفراط في التخزين حيث أن المخزون هو عبارة عن تقييد لرأس المال. وبعد الإنتهاء من حسابات مخزون الأمان، فإن الجزء الصعب هو تحديد الكمية المناسبة تمامًا، بحيث لا تكون مرتفعة جداً ولا منخفضة جداً. فكما نعلم أن الزيادة في المخزون تؤدي إلى ضغوط على الموارد المالية، حيث أنها تقيد رأس المال وتضعه في صورة مخزون، تتعدد مشاكل المخزون المنخفض. فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل لوجستية عديدة مثل نقص التخزين وعدم كفاية طرق النقل.

أنواع المخزون:

 1- مخزون دوري: يعتبر المخزون الدوري بسيط إلى حد ما، ويتم توفير بعض المخزون المؤقت في الفترة بين بيع المخزون الحالي ووصول مخزون جديد، أو الزيادة في المخزون في حالة وجود زيادة في الطلب على منتج ما.   

 2- مخزون الأمان: يختلف مخزون الأمان عن المخزون الدوري في أن له معادلة تسمى معادلة المخزون الاحتياطي التي تغطي كلاً من التغييرات في الطلب والمهل الزمنية.

كيفية تحديد مستويات مخزون الأمان:

يمكن استخدام العديد من الصيغ ، ولكن في النهاية ستعتمد كيفية حساب المخزون الاحتياطي على عملك، أبسط طريقتين للحساب يمكن استخدامهما لمعظم شركات البيع بالتجزئة هما:

1- الصيغة الأساسية لحساب مخزون الأمان:

تعتمد هذه الطريقة على عدد الأيام التي ترغب الشركة في تلبية احتياجاتها في حالة الخلل في التوريد.

توضح هذه الطريقة كيفية حساب مخزون الأمان مع الأخذ في الإعتبار المهلة الزمنية.

المعادلة هي: متوسط المبيعات × أيام الأمان = مخزون الأمان

يتم حساب متوسط المبيعات بقسمة كميات المبيعات على المهلة الزمنية، تحدد هذه المعادلة الكمية الإجمالية التي تحتاج أن تطلبها من المورد الخاص بك.

تتمثل نقطة الحساب في تحديد الكمية الإجمالية التي ستحتاج إلى طلبها من المورد، مما يسمح لك بإعادة ترتيب المخزون الخاص بك.

مثال: إذا كان لديك متوسط بيع 100 قطعة في اليوم لمنتج ما، وتريد أن تحصل على مخزون احتياطي يكفي ل 5 أيام من متوسط المبيعات، والفترة الزمنية من بدء طلب المنتج إلى حين وصوله هي 10 أيام.

الحل:

مخزون الأمان = أيام الأمان المطلوبة* متوسط المبيعات = 5* 100 = 500 قطعة.

الكمية التي سيتم طلبها= مخزون الأمان + متوسط المبيعات * الفترة الزمنية لاستلام المنتج

= 500+ 100 * 10= 1500 قطعة.

2- معادلة المتوسط – والحد الأقصى

هذه المعادلة البسيطة لحساب مخزون الأمان، والتي تعرف أيضاً باسم “معادلة المخزون”، هي أكثر تعقيدًا قليلاً من الطريقة الأساسية لكيفية حساب المخزون الاحتياطي.

المعادلة المستخدمة هنا هي: مخزون الأمان = (الحد الأقصى للاستخدام اليومي × الحد الأقصى للمهلة الزمنية بالأيام) – (متوسط الاستخدام اليومي × متوسط المهلة الزمنية بالأيام)

مثال:

إذا كان لديك مبيعات تزيد عن 12 شهرًا بإجمالي 12000 قطعة ، متوسط 1000 قطعة شهرياً ،هذا يعني أنك تبيع حوالي 33 قطعة في اليوم. في يوم جيد لمبيعاتك، قد تبيع كحد أقصى 39.5 قطعة. يستغرق تسليم هذه السلع إليك من المورد حوالي 35 يومًا، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن يتأخر لمدة تصل إلى 40 يومًا. في حالة حدوث مشاكل في النقل أو قلة الإنتاج لديهم.

الحل:

الحد الأقصى للبيع اليومي= 39.5 قطعة

الحد الأقصى للمهلة الزمنية بالأيام = 40 يوم

متوسط البيع اليومي= 33 قطعة

متوسط المهلة الزمنية بالأيام= 35 يوم

معادلة المخزون الأمان:

 [الحد الأقصى للبيع (39.5 قطعة) × الحد الأقصى للمهلة (40 يومًا)] – [متوسط البيع (33 قطعة) × متوسط المهلة (35 يومًا)]

مخزون الأمان هنا=  427 قطعة.

لكن تذكر أنه يجب عليك حساب المخزون الذي سيتم طلبه، بنفس المعادلة المستخدمة في المثال السابق:

الكمية التي سيتم طلبها= مخزون الأمان + متوسط المبيعات * متوسط الفترة الزمنية لاستلام المنتج.

الكمية التي سيتم طلبها= 427+ 33*35=1582 قطعة

هذا يعني أن مخزنك يستطيع طلب وتخزين 1582 قطعة كمخزون أمان في كل وقت.

فوائد مخزون الأمان

ينبغي على تجار التجزئة معرفة كيفية حساب مخزون الأمان الخاص بهم، ومع ذلك فإن هذه الممارسات ليست شائعة بين الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم.

فوائد مخزون الأمان كالتالي:

1-  يحمي من التغيرات في الإمدادات:

كما ذكرنا آنفاً، يمكن للكثير من الأشياء أن تؤثر في سلسلة التوريد الخاصة بك، قد تكون هناك عاصفة ثلجية مثلاً تمنع دون وصول منتجك، أو كما حدث في فترة كورونا من انقطاع الإمدادات على كثير من الشركات، لذلك يجب على الشركات ضمان وجود مخزون آمن لاستمرار العمل بشكل سلسل دون وجود أي خلل.

2- التعويضات في حالة التنبؤات غير الدقيقة:

غالبًا ما تحمل الشركات مخزونًا إضافيًا لفترات مثل العطلات والمناسبات ومواسم التسوق، ففي بعض الأحيان يكون الطلب أكبر من التوقعات، فهنا تأتي أهمية مخزون الأمان، فمع وجود المخزون الإضافي، يمكن للشركات إعادة ملء الرفوف دون فقدان لأي عميل.

3- يمنع الاضطرابات والخلل

مشكلة واحدة في شركتك قد يكون لها تأثير كبير على عملك، تحتوي قائمة المشاكل الكبيرة  بالشركات على مشكلة نفاذ االمخزون، فهذا لا يؤثر فقط في الموارد المالية للشركة، بل يمكن أن يؤدي الاندفاع إلى تجديد الأرفف إلى منتجات ذات جودة رديئة وأخطاء أخرى، فمعرفة كيفية تحديد مخزون الأمان والتأكد من وجوده هو مفتاح بقاء الأعمال.

4- ضمان مستوى عالي من رضا العملاء:

في نهاية الأمر، الهدف الأساسي من المخزون الاحتياطي هو إسعاد العميل. وفقًا لدراسة نشرها مجلس محترفي إدارة سلسلة التوريد ،ذهب 21٪ إلى 43٪ من المتسوقين إلى متجر آخر عندما لم يتمكنوا من العثور على منتج بدلاً من البحث عن بديل في نفس المتجر.

 أخطاء ومخاطر يجب تجنبها أثناء عملية إدارة مخزون الأمان:

حتى مع المعادلات التي تجعل من السهل كيفية حساب مستويات مخزون الأمان ، قد يكون تعيين المخزون الصحيح أمرًا صعبًا. تبتكر الكثير من الشركات مناهج مختلفة لحساب مستوى مخزون الأمان لها، بعضها لتبسيط العملية أو حتى لخفض التكاليف، هذه بعض الأخطاء الشائعة التي يجب على مديري المخزون الانتباه إليها:

1. 1. سيؤدي تعيين مخزون الأمان إلى الصفر إلى تقليل المخزون

إن وجود مخزون إضافي يعني تقييد المزيد من رأس المال، لذلك في بعض الأحيان يقلل أصحاب الأعمال من مخزونهم الآمن تمامًا حتى يصل إلى صفر مخزون أمان، مما يتيح لهم استخدام رأس المال في أنشطة أخرى، في حين أنه قد يبدو حلًا بسيطًا عندما يكون هناك مشكلة في رأس المال ،إلا أن انقطاع الإمدادات قد يكلف شركتك أكثر بكثير من تكلفة المخزون الإضافي. فإليك الرقم الصادم التالي بناءاً على بعض الدراسات، يخسر تجار التجزئة في جميع أنحاء العالم ما قيمته 984 مليار دولار من المبيعات بسبب العناصر غير المتوفرة.

2. 2. استخدام معادلة مرجعية لحساب مخزون الأمان

هناك العديد من المعادلات لحساب مخزون الأمان، وما تستخدمه لعملك يتحدد حسب مجال عملك ،وحجمه، وطبيعة المنتجات، وما إلى ذلك. تتمثل إحدى المشكلات التي يواجهها مديرو المخزون في استخدام معادلة المتوسط – والحد الأقصى في التبسيط دون مراعاة أوجه القصور لديهم. على سبيل المثال ،لا تأخذ معادلة “المتوسط -والحد الأقصى” في الاعتبار نوع المنتج. كما أنه لا يأخذ في الحسبان مستوى المخاطر التي تأتي مع بعض المنتجات مثل السلع القابلة للتلف.

3-  تقليل مخزون الأمان عند تقليل متوسط الفترة الزمنية للتوريد

بينما تم حساب مخزون الأمان لمنع النقص في الإمدادات عندما يكون هناك انقطاع في العرض والطلب، فإن السرعة أو البطء في تجديد موردك لمخزونك لا ينبغي أن يغير مخزونك الآمن. يمكن ترجمة هذه التغييرات إلى مخزون الدورة الخاص بك ولكن الكمية التي تغطي مخزون الأمان يجب أن تظل كما هي.

4- أغطية كافية من مخزون الأمان لجميع الانقطاعات

هناك العديد من الأسباب لنفاد المخزون، وتوقع تغطية مخزون الأمان الخاص بك في كل حالة قد يؤدي إلى حسابات غير دقيقة، يمكن أن يؤدي تجاوز مستوى مخزون الأمان الخاص بك إلى زيادة المخزون بينما يؤدي التقليل إلى حدوث نقص. فيجب على أصحاب الأعمال أن يحاولوا تحقيق التوازن بين الاثنين، ولكنهم يقبلون أيضًا أن نفاد المخزون أمر لا مفر منه من وقت لآخر ولديهم خطط احتياطية للتغلب على ذلك.

 نأمل أن يسلط هذا الدليل الضوء على أهمية مخزون الأمان لجودة العمل وإرضاء العمل والتقليل من الخسائر ورفع أرباح شركتك. احسب مخزون الأمان الخاص بك وحافظ على سير عملك باستخدام نقاط البيع والمشاريع المستندة إلى السحابة الخاصة بشركة دجتيرا. تتميز دجتيرا بأدوات إدارة قوية وإدارة متكاملة للمخزون وتقارير المبيعات والتوقعات والدقة في حساب مخزون الأمان الخاص بك، مما يضمن لك أرباح جيدة وتجنب الخسائر المحتملة.

 اتصل بنا لمعرفة المزيد حول كيف يمكننا مساعدة تجارة التجزئة الخاصة بك على الازدهار والحصول على العرض التوضيحي المجاني.